iroda | telefon | email
online hibabejelentés
jelenleg futó akcióink
aktuális állásajánlataink
Spóroljunk a nyomtatáson!
2009. szeptember 11. 10:56
Válság van, spórolni kell, de hogyan? Nekünk van pár ötletünk: például a nyomtatás területén! Szakértők segítségével bemutatjuk, hogyan spórolhat meg vállalkozásában akár több millió forintot is!
Levelek, meghívók, dokumentumok, vizsgatételek és nyaralási fotók. Rengeteg mindent nyomtatunk ki, sok esetben teljesen feleslegesen. A CEBR (Center for Economics and Business Research) nevű független gazdasági tanácsadó cég nemrégiben az OKI megbízásából 23 országra kiterjedő elemzést készített ezen a területen. A vizsgálatból kiderült: hazánkban évente körülbelül 425 milliárd(!) Forintot költenek nyomtatásra, amiből a felmérés szerint több mint 33 milliárdot lehetne megtakarítani. A pontos szám persze gazdasági ágazatonként eltérő, de még így is hatalmas számokról, összegekről van szó.
A közvetlen, pénzben kifejezhető megtakarításokon felül további előnyöket jelent a környezeti hatások mérséklése: az alacsonyabb energiafelhasználásnak köszönhető kisebb C02-kibocsátás és az alacsonyabb kellékanyag igényből következő csökkenő szállítási igény és hulladéktermelés. A felmérésből egyébként számtalan érdekes adat is kiderült - például az, hogy egy átlagos irodai dolgozó évente 12 kg papírt fogyaszt, és ez 10 ezer oldalnyi nyomtatást jelent.
Ami az egyes költségek megoszlását jelenti, talán meglepő, de a legnagyobb részt a nyomtatásra fordított munkaidő „ára" jelenti, ez teszi ki az összköltség több mint 40 százalékát. A következő nagy szelet a kellékanyagoké (35%), míg a papírköltség csak 14, maguk a berendezések pedig 10 százalékkal részesednek.
Céges nyomtatás: mindent szabad
A nyomtatási költségek minimalizálása, a dokumentumkezelés hatékonysága igazi slágertéma - hogy mennyire, az abból is látszik, hogy több nagy nyomtatós cég is szervezett a közelmúltban ebben a témában konferenciát. A Canon Bécsben tartott Business Fórumán például egész szekciót szenteltek ennek a témának. Elmondták, hogy a vállalatok több mint 60 százaléka nem is foglalkozik a nyomtatási stratégiával. Ez persze nem meglepő, ha figyelembe vesszük a többi adatot: a cégeknél a szükséges nyomatok számának tízszeresét nyomtatják ki, mindezt ráadásul úgy, hogy csak 15 százalékuknál alapértelmezett beállítás a kétoldalas nyomtatás - ebből könnyen elképzelhető, hogy hány papírlap kerül feleslegesen a kukába. Ennél keményebb számok is hangzottak el a HP Printonomics rendezvényén, ahol az amerikai Buyer's Lab felmérését ismertették: ennek alapján a cégek 90 százalékában nem figyelnek oda a nyomtatási költségekre!
Megoldások: ésszerűsítsünk
Látható, hogy a költségcsökkentés legfontosabb lépése a jelenlegi nyomtatási folyamatok áttekintése és optimalizálása. A spórolást a nyomtatók és a szoftverek képességeinek megismerésével célszerű kezdeni: az alapértelmezésben beállított duplex és festéktakarékos üzemmóddal már önmagában sokat spórolhatunk. Lustaságból vagy csak oda nem figyelésből ezzel a lehetőséggel egyelőre nem sokan élnek, pedig beállításuk egyszerű, és erre minden márkánál lehetőség van: megszabhatjuk, hogy az egyszerű Print parancs esetén festéktakarékos, kétoldalas nyomatok készüljenek.
Nagyon fontos a színes/nem színes nyomtatás kezelése, és annak biztosítása is, hogy a felhasználók egy adott munkára a megfelelő készüléket vegyék igénybe. A nyomtatással kapcsolatos feladatokra elpazarolt munkaidőt teljesen megszüntetni értelemszerűen nem lehet, de csökkenthető például olyan apróságokkal is, mint például a helyük alapján elnevezett nyomtatók. Kisebb irodákban ez nem gond, de nagyobb szervezeteknél így nem kell keresgélni az elküldött iratokat.
Hogy ezek a tanácsok mennyit érnek, az a Canon felméréseiből is kiderült: az irodai nyomtatás felügyeletével már önmagában 10-30 százalékkal csökkentheti a nyomtatási költségeket, míg a festéktakarékos üzemmóddal 5-10 százaléknyi lapköltséget spórolhatunk meg. Az alapértelmezett kétoldalas nyomtatással már akár 30 százalékot is visszanyerhetünk. A japán cég egyébként bécsi központjában nemrég végrehajtott változtatásaival közel negyedével csökkentette a kinyomtatott oldalak számát, 20 százalékkal a színes oldalak arányát, és a kevesebb és modernebb gépnek köszönhetően 62 százalékkal kisebb lett az energiafogyasztás is.
Ismerd meg nyomtatódat!
A legtöbb nyomtató úgy működik, ahogy összeszerelték - az alapbeállításoktól eltérő, költségcsökkentő szolgáltatások használata nélkül. Érdemes ezért áttanulmányozni a készülékhez tartozó kézikönyvet.
A képességek kihasználása
Nagyon kevesen használják még a duplex nyomtatás-t, pedig jelentős papír megtakarítást (akár évi 30 százalékos költségcsökkentést) érhetünk el, ha mindig így nyomtatunk. A kellékanyagok fogyását a festéktakarékos üzemmóddal csökkenthetjük. Mindkét üzemmód beállítható a meghajtóban.
Előnézeti kép használata
Tipikus hiba: a kinyomtatott e-mailből csak az első két oldal tartalmaz hasznos információkat, a harmadik oldalra már csak az aláírás került. Ezt, és a minden értekezletek rémálmát, az álló tájolású papírra nyomott nagyrészt üres Excel-táblázatokat is elkerülhetjük, ha bekapcsoljuk az előnézeti képet.
Hasznos segédprogramok
Több nyomtatós cég kínál letölthető segédprogramokat, amelyekkel sok pénzt spórolhatunk meg. Jó példa erre az OKI Storage Device Manager, amivel a nyomtató memóriájába töltött adatokat kezelhetjük. Így egyrészt a rendszergazdáknak válik egyszerűbbé a beállítás, másrészt lehetséges például a céges papírokhoz tartozó fejlécek tárolása.
Valós igények felmérése
Ha szükségessé válik nyomtatóink lecserélése, nem érdemes alapos kutatómunka nélkül megvásárolnunk az új gépparkot. Több cég is kiküldi szakértőit, ha kérjük, hogy felmérjék nyomtatási igényeinket, és ennek alapján adnak precíz ajánlatot.
A nagy testvér is segít
Otthoni felhasználóknál nem, de komolyabb nyomtatási igényekkel rendelkező KKV környezetben már nagyon hasznos lehet egy nyomtatásmenedzsment-rendszer bevezetése. Ilyen például a Canon Security and Cost Control Pack (SSCP), a Xerox Page Accountant vagy az Equitrac különféle termékei, amelyekkel nyomon követhetőek az egyes felhasználók nyomtatási szokásai. Sokszor már az is elég ha a munkatársak tudják, a cég odafigyel a nyomtatási költségekre.
Kikapcsolás
Bár a modern nyomtatók ezen a téren jobbak, hosszú hétvégére, ünnepekre érdemes a főkapcsolóval áramtalanítani a gépet.Lézer vagy tintasugaras? Biztos, hogy a lézernyomtató számunkra az ideális megoldás? A HP szerint nem - ők úgy gondolják, hogy KKV környezetben, átlagos felhasználók számára a tintasugaras eljárás olcsóbb lehet. És bizonyos oldalszámig igazuk is van, éppen ezért fontos az igények pontos ismerete.
A méret a lényeg
Sok cég vesz több A3-as multifunkciós gépet, mert néha ilyen méretben is nyomtat. Igen ám, de ha e berendezéseket csak ritkán használjuk, jobban járunk, ha csak egyet veszünk, a többi nyomtató maradjon A4-es.
Papírfogyasztás
Csak azt nyomtassuk ki, amire szükségünk van! Sokat lehet spórolni például faxoláskor, ha közvetlenül a számítógépről faxolunk, nem pedig kinyomtatjuk a dokumentumot, és azután azt olvastatjuk be a faxgéppel.
Kényelem és biztonság
Több nyomtatóval rendelkező vállalkozásoknál lehet érdekes az a funkció, amikor a berendezés csak akkor kezd hozzá az elküldött dokumentum kinyomtatásához, ha megadjuk jelszavunkat, vagy más módon azonosítjuk magunkat. Így egyrészt bizalmas dokumentumok nem hevernek a nyomtató tetején, másrészt megszűnnek a kinyomtatott, aztán elfeledett dokumentumokból adódó plusz költségek.
A közvetlen, pénzben kifejezhető megtakarításokon felül további előnyöket jelent a környezeti hatások mérséklése: az alacsonyabb energiafelhasználásnak köszönhető kisebb C02-kibocsátás és az alacsonyabb kellékanyag igényből következő csökkenő szállítási igény és hulladéktermelés. A felmérésből egyébként számtalan érdekes adat is kiderült - például az, hogy egy átlagos irodai dolgozó évente 12 kg papírt fogyaszt, és ez 10 ezer oldalnyi nyomtatást jelent.
Ami az egyes költségek megoszlását jelenti, talán meglepő, de a legnagyobb részt a nyomtatásra fordított munkaidő „ára" jelenti, ez teszi ki az összköltség több mint 40 százalékát. A következő nagy szelet a kellékanyagoké (35%), míg a papírköltség csak 14, maguk a berendezések pedig 10 százalékkal részesednek.
Céges nyomtatás: mindent szabad
A nyomtatási költségek minimalizálása, a dokumentumkezelés hatékonysága igazi slágertéma - hogy mennyire, az abból is látszik, hogy több nagy nyomtatós cég is szervezett a közelmúltban ebben a témában konferenciát. A Canon Bécsben tartott Business Fórumán például egész szekciót szenteltek ennek a témának. Elmondták, hogy a vállalatok több mint 60 százaléka nem is foglalkozik a nyomtatási stratégiával. Ez persze nem meglepő, ha figyelembe vesszük a többi adatot: a cégeknél a szükséges nyomatok számának tízszeresét nyomtatják ki, mindezt ráadásul úgy, hogy csak 15 százalékuknál alapértelmezett beállítás a kétoldalas nyomtatás - ebből könnyen elképzelhető, hogy hány papírlap kerül feleslegesen a kukába. Ennél keményebb számok is hangzottak el a HP Printonomics rendezvényén, ahol az amerikai Buyer's Lab felmérését ismertették: ennek alapján a cégek 90 százalékában nem figyelnek oda a nyomtatási költségekre!
Megoldások: ésszerűsítsünk
Látható, hogy a költségcsökkentés legfontosabb lépése a jelenlegi nyomtatási folyamatok áttekintése és optimalizálása. A spórolást a nyomtatók és a szoftverek képességeinek megismerésével célszerű kezdeni: az alapértelmezésben beállított duplex és festéktakarékos üzemmóddal már önmagában sokat spórolhatunk. Lustaságból vagy csak oda nem figyelésből ezzel a lehetőséggel egyelőre nem sokan élnek, pedig beállításuk egyszerű, és erre minden márkánál lehetőség van: megszabhatjuk, hogy az egyszerű Print parancs esetén festéktakarékos, kétoldalas nyomatok készüljenek.
Nagyon fontos a színes/nem színes nyomtatás kezelése, és annak biztosítása is, hogy a felhasználók egy adott munkára a megfelelő készüléket vegyék igénybe. A nyomtatással kapcsolatos feladatokra elpazarolt munkaidőt teljesen megszüntetni értelemszerűen nem lehet, de csökkenthető például olyan apróságokkal is, mint például a helyük alapján elnevezett nyomtatók. Kisebb irodákban ez nem gond, de nagyobb szervezeteknél így nem kell keresgélni az elküldött iratokat.
Hogy ezek a tanácsok mennyit érnek, az a Canon felméréseiből is kiderült: az irodai nyomtatás felügyeletével már önmagában 10-30 százalékkal csökkentheti a nyomtatási költségeket, míg a festéktakarékos üzemmóddal 5-10 százaléknyi lapköltséget spórolhatunk meg. Az alapértelmezett kétoldalas nyomtatással már akár 30 százalékot is visszanyerhetünk. A japán cég egyébként bécsi központjában nemrég végrehajtott változtatásaival közel negyedével csökkentette a kinyomtatott oldalak számát, 20 százalékkal a színes oldalak arányát, és a kevesebb és modernebb gépnek köszönhetően 62 százalékkal kisebb lett az energiafogyasztás is.
Ismerd meg nyomtatódat!
A legtöbb nyomtató úgy működik, ahogy összeszerelték - az alapbeállításoktól eltérő, költségcsökkentő szolgáltatások használata nélkül. Érdemes ezért áttanulmányozni a készülékhez tartozó kézikönyvet.
A képességek kihasználása
Nagyon kevesen használják még a duplex nyomtatás-t, pedig jelentős papír megtakarítást (akár évi 30 százalékos költségcsökkentést) érhetünk el, ha mindig így nyomtatunk. A kellékanyagok fogyását a festéktakarékos üzemmóddal csökkenthetjük. Mindkét üzemmód beállítható a meghajtóban.
Előnézeti kép használata
Tipikus hiba: a kinyomtatott e-mailből csak az első két oldal tartalmaz hasznos információkat, a harmadik oldalra már csak az aláírás került. Ezt, és a minden értekezletek rémálmát, az álló tájolású papírra nyomott nagyrészt üres Excel-táblázatokat is elkerülhetjük, ha bekapcsoljuk az előnézeti képet.
Hasznos segédprogramok
Több nyomtatós cég kínál letölthető segédprogramokat, amelyekkel sok pénzt spórolhatunk meg. Jó példa erre az OKI Storage Device Manager, amivel a nyomtató memóriájába töltött adatokat kezelhetjük. Így egyrészt a rendszergazdáknak válik egyszerűbbé a beállítás, másrészt lehetséges például a céges papírokhoz tartozó fejlécek tárolása.
Valós igények felmérése
Ha szükségessé válik nyomtatóink lecserélése, nem érdemes alapos kutatómunka nélkül megvásárolnunk az új gépparkot. Több cég is kiküldi szakértőit, ha kérjük, hogy felmérjék nyomtatási igényeinket, és ennek alapján adnak precíz ajánlatot.
A nagy testvér is segít
Otthoni felhasználóknál nem, de komolyabb nyomtatási igényekkel rendelkező KKV környezetben már nagyon hasznos lehet egy nyomtatásmenedzsment-rendszer bevezetése. Ilyen például a Canon Security and Cost Control Pack (SSCP), a Xerox Page Accountant vagy az Equitrac különféle termékei, amelyekkel nyomon követhetőek az egyes felhasználók nyomtatási szokásai. Sokszor már az is elég ha a munkatársak tudják, a cég odafigyel a nyomtatási költségekre.
Kikapcsolás
Bár a modern nyomtatók ezen a téren jobbak, hosszú hétvégére, ünnepekre érdemes a főkapcsolóval áramtalanítani a gépet.Lézer vagy tintasugaras? Biztos, hogy a lézernyomtató számunkra az ideális megoldás? A HP szerint nem - ők úgy gondolják, hogy KKV környezetben, átlagos felhasználók számára a tintasugaras eljárás olcsóbb lehet. És bizonyos oldalszámig igazuk is van, éppen ezért fontos az igények pontos ismerete.
A méret a lényeg
Sok cég vesz több A3-as multifunkciós gépet, mert néha ilyen méretben is nyomtat. Igen ám, de ha e berendezéseket csak ritkán használjuk, jobban járunk, ha csak egyet veszünk, a többi nyomtató maradjon A4-es.
Papírfogyasztás
Csak azt nyomtassuk ki, amire szükségünk van! Sokat lehet spórolni például faxoláskor, ha közvetlenül a számítógépről faxolunk, nem pedig kinyomtatjuk a dokumentumot, és azután azt olvastatjuk be a faxgéppel.
Kényelem és biztonság
Több nyomtatóval rendelkező vállalkozásoknál lehet érdekes az a funkció, amikor a berendezés csak akkor kezd hozzá az elküldött dokumentum kinyomtatásához, ha megadjuk jelszavunkat, vagy más módon azonosítjuk magunkat. Így egyrészt bizalmas dokumentumok nem hevernek a nyomtató tetején, másrészt megszűnnek a kinyomtatott, aztán elfeledett dokumentumokból adódó plusz költségek.
(Forrás: CHIP magazin)
